Negli ultimi anni la Posta Elettronica Certificata, conosciuta con l’acronimo PEC, ha compiuto uno sviluppo importante: da semplice opportunità digitale è divenuta uno strumento imprescindibile per la trasmissione di documenti aventi valore legale. Considerando che gli effetti della PEC sono stati equiparati a quelli di una raccomandata con ricevuta di ritorno, l’utilizzo è stato esteso a numerosi ambiti della vita civile e imprenditoriale.
Con l’entrata in vigore della Legge 207 del 30 dicembre 2024, ad esempio, nel 2025 è stato fatto un altro passo in avanti: la PEC diventa infatti requisito inderogabile per gli amministratori di società. Rimane uno strumento essenziale anche per professionisti iscritti agli albi e cittadini chiamati a dialogare con la Pubblica Amministrazione. Ma quali benefici comporta l’adozione della PEC? Quali obblighi bisogna rispettare e in che modo è possibile aprire una casella online in poco tempo?
Vantaggi rispetto alla posta ordinaria
Per chi ha a che fare con la corrispondenza ufficiale, la PEC si distingue innanzitutto per la certezza della consegna. Ogni singolo messaggio produce due ricevute: una attesta l’accettazione da parte del gestore, l’altra la consegna al destinatario. Queste ricevute che vengono prodotte riportano data, ora e firma digitale. Sono fondamentali, perché evitano dispute sugli orari di recapito o sulla mancata ricezione di documenti importanti.
Non va trascurata la validità legale. La normativa impone ai gestori, accreditati presso AgID, l’apposizione di marca temporale e firma digitale, elementi che attribuiscono ai messaggi la stessa efficacia probatoria di un atto notificato tramite servizio postale tradizionale. Ne deriva una riduzione sensibile dei tempi e dei costi legati alla gestione dei contenziosi.
Nell’ambito della sicurezza, la crittografia end‑to‑end protegge i contenuti da accessi non autorizzati, mentre le infrastrutture dei gestori assicurano la conservazione dei log e la tracciabilità di tutte le operazioni. Il vantaggio economico completa il tutto: si possono sostituire carta, buste, francobolli e servizi di spedizione, liberando risorse per attività a maggiore valore aggiunto.
Infine, l’evoluzione normativa europea promette di rendere la PEC interoperabile con sistemi simili degli altri Paesi dell’UE. Chi attiva questo strumento potrà, quindi, scambiare comunicazioni con soggetti all’estero contando sulle stesse garanzie di autenticità e integrità.
Scadenze, obblighi e sanzioni per chi non ce l’ha
Negli ultimi anni, la PEC è passata dall’essere uno strumento opzionale a diventare un requisito essenziale per aziende, professionisti e – in misura crescente – per cittadini ed enti pubblici. L’obbligo di avere un indirizzo di posta elettronica certificata, infatti, è stato introdotto gradualmente per categorie sempre più ampie:
- Società e imprese: già dal 2009, tutte le società costituite in Italia sono state tenute a comunicare un indirizzo PEC al Registro delle Imprese, pena l’applicazione di sanzioni amministrative. Con il tempo, l’obbligo è stato esteso anche alle imprese individuali, con l’obiettivo di semplificare le comunicazioni ufficiali e velocizzare i rapporti con la Pubblica Amministrazione.
- Professionisti iscritti ad albi: a partire dal 2013, anche chi esercita professioni regolamentate (come avvocati, commercialisti, architetti, medici) è stato chiamato a dotarsi di una PEC personale, da segnalare all’ordine di appartenenza. In caso di mancata comunicazione, oltre alle possibili sanzioni, può scattare la sospensione dall’albo fino all’adempimento.
- Pubbliche Amministrazioni ed enti: dal 2020, grazie al Decreto Semplificazioni, l’adozione della PEC si è allargata ulteriormente. Oggi tutte le amministrazioni e gli enti sono obbligati a indicare un domicilio digitale per ricevere comunicazioni e notifiche.
Per i cittadini privati, la PEC è rimasta facoltativa, ma con l’introduzione della PEC qualificata (o REM) nel 2024 si aprono nuove opportunità per scambiare documenti e comunicazioni ufficiali valide anche in Europa.
Veniamo ora all’ultima importante novità introdotta dalla Legge 207/2024: l’obbligo per gli amministratori di società di inserire un domicilio digitale personale all’interno del Registro delle Imprese. Questo passaggio, previsto per assicurare trasparenza e ridurre i tempi di notifica, prevedeva la data limite del 30 giugno 2025.
A causa della concomitanza con gli adempimenti relativi all’approvazione dei bilanci, il Ministero delle Imprese e del Made in Italy ha accolto le richieste di proroga provenienti da ordini professionali e associazioni di categoria, fissando il nuovo termine al 31 dicembre 2025.
Un soggetto che non ottemperi all’iscrizione rischia una sanzione amministrativa compresa tra 103 e 1.032 euro.
Come attivarla in pochi passaggi, anche online
Per chi vuole una casella sicura e legalmente riconosciuta, la PEC di Register è una soluzione semplice da attivare, perfetta per professionisti e aziende.
La procedura di attivazione messa a disposizione è interamente digitali: la compilazione dei dati anagrafici avviene su una piattaforma web intuitiva, sia che si tratti di una casella di posta elettronica certificata personalizzata su proprio nome a dominio che di una PEC su un dominio messo a disposizione da Register.it.
L’utente non dovrà fare altro che accedere nella propria Area Clienti sul sito di Register.it, scegliere il nome dell’indirizzo email della casella PEC, compilare il modulo di richiesta attivazione e inviare i documenti necessari all’attivazione, inclusa una fotocopia del documento d’identità.
Gli operatori verificheranno la richiesta e avviseranno via email quando la PEC sarà attiva.
Dopo l’attivazione, per quanto riguarda nello specifico il caso dell’obbligo per gli amministratori di società, questi ultimi devono comunicare il nuovo indirizzo alla Camera di Commercio.
Se ad aprire una nuova casella di posta certificata sono, invece, professionisti e cittadini, questi soggetti possono comunicare l’indirizzo PEC agli enti con cui interagiscono (ad esempio, l’INPS, l’Agenzia delle Entrate o i vari ordini professionali) attraverso i rispettivi portali.
